تعني فعالية إشتغالك القيام بالمهام بسرعة وإنجازها بشكل جيد. من ناحية أخرى ، لكي تكون منتجًا ، فأنت بحاجة إلى الاهتمام بمهامك المهمة باستمرار. لذا ، بطريقة ما ، تعد الكفاءة جزءًا حيويًا من إنتاجيتك.
الآن ، عندما يبدو أنك غير قادر على إكمال مهامك اليومية بوتيرة أسرع (دون المساس بجودتها) ، فمن المحتمل أنك تشعر بالإحباط. لكن الخبر السار هو أنه يمكنك تعلم كيفية أن تكون أكثر كفاءة في مهامك.
في هذه المقالة سوف تجد:
- ماذا تعني الكفاءة في العمل ،
- كيفية التركيز وإنجاز العمل ،
- كيف تكون أكثر كفاءة وفعالية في العمل.
ماذا يعني أن تكون أكثر فعالية في العمل؟
هل أنت معتاد على تلك المشاهد السينمائية عندما يكتب شخص ما بسرعة كبيرة ، مع ابتسامة واثقة على وجهها؟ وعادة ما تتبع هذه المشاهد موسيقى بيانو مبهجة.
تعني فعالية المهام في مكان العمل أن الموظفين يؤدون المهام الصحيحة بطريقة مناسبة ، دون إضاعة الكثير من الوقت أو الطاقة. بهذه الطريقة ، يساعد العمال عملائهم / عملائهم من خلال تقديم المزيد من المنتجات / الخدمات عالية الجودة. لذلك ، يساعد الموظفون أعمالهم على النمو. إلى جانب ذلك ، فإن الموظفين الأكفاء هم أيضًا منتجون لأنهم يعرفون كيفية إدارة مهامهم وإنهاء جميع المهام بشكل صحيح وفي الوقت المحدد.
كيف يمكنك التركيز وإنجاز العمل؟
دعنا نلقي نظرة على ما يمكنك فعله للحفاظ على تركيزك وإنجاز العمل بسهولة ، بغض النظر عن منصب وظيفتك.
العمل في جلسات قصيرة تليها استراحة سريعة
وفقًا لدراسة أجرتها جامعة إلينوي ، يمكن للتحويلات القصيرة من مهمة ما أن تحسن بشكل كبير من قدرتها على التركيز على هذه المهمة لفترات طويلة. لذلك ، عند بدء العمل على مهمة ما ، تأكد من العمل في جلسات قصيرة ، لمدة 20 إلى 30 دقيقة ، ثم خذ استراحة قصيرة لمدة 5 دقائق.
يمكنك تجربة تقنية بومودورو ، والتي تتكون من جلسات عمل مدتها 25 دقيقة (بومودوروس). بعد كل جلسة ، خذ استراحة لمدة 5 دقائق. بمجرد الانتهاء من أربع جلسات عمل ، يمكنك الحصول على استراحة أطول ، حوالي 30 دقيقة. إذا كنت تعتقد أن 25 دقيقة قصيرة جدًا لمهامك ، فيمكنك تنظيم عملك من خلال الحصول على Pomodoros لمدة 90 دقيقة.
إن توجيه انتباهك إلى مهمتك خلال هذه بومودوروس سيؤدي إلى رفع كفاءتك.
اتبع إيقاعاتك اليومية
إيقاع الساعة البيولوجية عبارة عن دورة مدتها 24 ساعة ، اشتُق اسمها من العبارة اللاتينية “حوالي يوم”. تنظم الإيقاعات اليومية أنظمتك العقلية والجسدية. إلى جانب ذلك ، تعتمد قدرتك على التركيز على إيقاعك اليومي. يكون بعض الأشخاص يقظين عقليًا في الصباح ، بينما يزدهر آخرون خلال فترة ما بعد الظهر أو في المساء.
لتكون أكثر فاعلية في مهامك اليومية ، يجب أن تنظم يومك وفقًا لإيقاعاتك اليومية. إذا كنت تريد معرفة المزيد عن إيقاعك اليومي ، فتأكد من تتبع مستويات تركيزك لمدة أسبوعين على الأقل. على سبيل المثال ، يمكنك تدوين مستويات الطاقة الخاصة بك على مقياس من 1 إلى 10 على مدار اليوم. بعد ذلك ، قم بجدولة أهم مهامك لأعلى فترات اليقظة. اترك تلك المهام الأقل أهمية للفترات التي تكون فيها مستويات الطاقة لديك أقل.
كيف يمكنك أن تكون أكثر كفاءة وفعالية في العمل؟
كما ذكرنا سابقًا ، هناك فرق بين كفاءة و فعالية الشخص. عندما تكون فعالاً ، فإنك تنهي مهامك بطريقة سريعة ومنظمة. من ناحية أخرى ، عندما تكون فعالاً ، تحصل على النتائج المرجوة. كما يمكنك أن تتخيل ، عندما يتعلق الأمر بمهام وظيفتك ، ستحتاج إلى التفوق في كلا المجالين. دعنا نلقي نظرة على النصائح الأكثر عملية لتحقيق كفاءة و فعالية في العمل من المنزل أو المكتب.
وجِّه انتباهك إلى أهم المهام أولاً
في بداية كل يوم ، فكر في أهم مهام اليوم. إلى جانب ذلك ، حاول أن تكون واقعيًا واكتب ما يصل إلى ثلاث مهام يجب عليك إنهاؤها بنهاية اليوم.
سيساعدك وجود هدف واضح في عقلك وأمامك على البقاء على المسار الصحيح وتحسين كفاءتك وإنتاجيتك.
جرب طريقة مصفوفة أيزنهاور
واحدة من أكثر الطرق المفيدة لتعلم تحديد الأولويات هي تجربة تقنية مصفوفة أيزنهاور. ستساعدك طريقة إدارة الوقت هذه على فصل المهام المهمة عن المهام غير المهمة.
تتضمن طريقة مصفوفة أيزنهاور أربعة أرباع زمنية:
- مهام مهمة وعاجلة ،
- مهام مهمة ولكنها ليست عاجلة ،
- ليست مهمة ولكنها مهام عاجلة ،
- ليست مهام مهمة وليست عاجلة.
لذا ، فإن المهام من الربع الأول هي أولوياتك. بمجرد الانتهاء منها ، قم بمعالجة تلك الموجودة في الربع الثاني. عند الحديث عن الربع الثالث ، يجب عليك تفويض هذه المهام إلى زملائك. أخيرًا ، يجب إلغاء المهام من الربع الرابع.
نظرًا لأن هذه الطريقة تساعدك في الحصول على نظرة عامة أوضح ليوم عملك ، يمكن لتقنية Eisenhower matrix تحسين إدارة وقتك أيضًا. وبالتالي ، ستكون أكثر كفاءة وإنتاجية في مهامك.
خصص بعض الوقت للعمل العميق
يلعب العمل العميق المذكور سابقًا دورًا مهمًا عندما يتعلق الأمر بالمهام الصعبة أو تلك التعيينات التي تعتبر ضرورية لمنصب وظيفتك. عندما تحتاج إلى القيام بهذه المهام ، ستحتاج إلى التركيز وتجنب الانحرافات بأي ثمن.
على سبيل المثال ، بما أنني كاتب محتوى ، فإن عملي العميق يتكون من كتابة المدونات. لكي أتمكن من الانزلاق إلى حالة ذهنية عميقة ، أفضل الاستماع إلى بعض الموسيقى الكلاسيكية أو الموسيقى التصويرية للأفلام. تساعدني أنواع الموسيقى هذه في الحفاظ على الإنتاجية وإنهاء كتابة المدونة.
تجنب تعدد المهام
عندما تقوم بمهمتين في نفس الوقت ، فإنك في الواقع تحول تركيزك بين هذه المهام. هذا يسمى تبديل السياق ولأنك تقفز من مهمة إلى أخرى بسرعة ، يبدو أنك تقوم بمهمتين في وقت واحد.
لكن تعدد المهام ليس فعالية كما يبدو. عندما توجه انتباهك إلى مهمة واحدة ، ثم بسرعة إلى مهمة أخرى ، فإن عقلك يحتاج إلى مزيد من الوقت والطاقة لتحميل وإعادة تحميل السياق.
لهذا السبب يجب تجنب تعدد المهام. بدلاً من ذلك ، فإن التركيز على مهمة واحدة في كل مرة سيجعلك أكثر كفاءة.
ومع ذلك ، عندما تكون غارقًا في العمل وليس لديك خيار آخر سوى تعدد المهام ، فاتبع نصائحنا حول كيفية التبديل بين المشاريع والمهام دون فقدان الإنتاجية.
قسّم مهامك الكبيرة إلى مهام أصغر
دعنا نواجه الأمر: مع العلم أنه يتعين عليك القيام بمهمة معقدة تتطلب الكثير من الوقت والطاقة ، فلن تكون متحمسًا لبدء العمل عليها. لذا ، بدلاً من الحصول على مهمة أكبر ليوم كامل ، قسّمها إلى مهام أصغر.
على سبيل المثال ، تحتاج إلى عمل رسم توضيحي لمنشور المدونة. من خلال تحليل هذه المهمة إلى أجزاء أصغر ، ستحصل على مهام مثل:
- قم بعمل المسودة الأولى ،
- تواصل مع كاتب محتوى لمناقشة المسودة الأولى ،
- قم بإجراء التغييرات إذا لزم الأمر ،
- إضافة شعار أو أي تفاصيل مماثلة ، و
- إرفاق توضيح لأداة إدارة المشروع.
بمجرد الانتهاء من المهمة الأولى ، ستشعر بالدافع للمتابعة. وبالتالي ، فإن إكمال مهمة واحدة أكبر سيكون أسهل في الإدارة.
تحديد الوقت الذي تقضيه على رسائل البريد الإلكتروني
كما ورد في تقرير Asanas The Anatomy of Work Index ، فإن الرد على رسائل البريد الإلكتروني والرسائل المستمرة هو السبب الرئيسي وراء تأخر الموظفين في العمل. من المحتمل أنه عندما ترى إشعارًا بالبريد الإلكتروني أو تسمعه ، ستشعر بالرغبة في التحقق منه. لكن استعادة تركيزك بعد ذلك لن يكون دائمًا سهلاً.
ما لم تتطلب وظيفتك أن تكون نشطًا وأن ترد على الرسائل في أسرع وقت ممكن ، فحاول الحد من الوقت الذي تقضيه في رسائل البريد الإلكتروني. على سبيل المثال ، يمكنك التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في بداية ونهاية يوم العمل.
بصرف النظر عن هذا الخيار ، حاول أن تكون أكثر تحديدًا عند كتابة رسائل البريد الإلكتروني. من خلال القيام بذلك ، سيكون التواصل مع زملائك أو شركائك أكثر دقة ، لذلك ستتجنب رسائل البريد الإلكتروني الواردة والصادرة. لذلك ، ستكون أقل تشتتًا برسائل البريد الإلكتروني ، مما سيساعدك على أن تكون أكثر كفاءة وإنتاجية.
أتمتة المهام المتكررة
المهام المتكررة هي تلك التي تحدث بانتظام ، على سبيل المثال ، كل يوم ، مرة في الأسبوع ، أو مرة في الشهر. يمكن أن تكون هذه أنشطة مثل الرد على رسائل البريد الإلكتروني وحضور الاجتماعات.
لتوفير الوقت الذي تقضيه في المهام المتكررة ، يجب عليك مراقبتها باستخدام تطبيق تعقب المهام. بعد ذلك ، ستعرف بالضبط عدد الساعات التي تخصصها يوميًا للمهام المتكررة. وبالتالي ، ستكون قادرًا على أتمتة بعض هذه المهام.
عند الحديث عن إدارة البريد الإلكتروني ، يجب أن تبدأ في تصنيف رسائلك باستخدام التصنيفات. الملصقات هي نوع من المجلدات في علبة الوارد الخاصة بك. على سبيل المثال ، يمكنك إضافة التصنيف “هام” بحيث يمكنك الوصول بسهولة إلى هذا المجلد في أي وقت مع تجاهل الرسائل الأخرى. بمجرد الاهتمام بصندوق الوارد الخاص بك ، ستتمكن من التركيز فقط على العمل وتحسين كفاءتك وإنتاجيتك.
فكر في صحتك والحاجة إلى إعادة الشحن
عندما تشعر بالجوع أو النعاس ، لن تكون قادرًا على التفكير بشكل مستقيم وأن تكون أكثر فعالية في مهامك. لذلك ، لا تقلل أبدًا من أهمية النوم الجيد ليلاً أو تناول الإفطار.
في الواقع ، هناك أنواع معينة من الطعام مفيدة للغاية لقدرتك العقلية ، وبالتالي إنتاجيتك. هذا طعام ممتاز ، ولدينا بالفعل مدونة مخصصة للوجبات الخفيفة فائقة الغذاء التي يمكن أن تعزز الإنتاجية.
بصرف النظر عن الأكل والنوم ، تأكد من ممارسة الرياضة بانتظام. حتى لو لم تكن من المعجبين بها ، يمكنك على الأقل التحدث في نزهة على الأقدام كل يوم بعد العمل. ستدرك قريبًا كيف يساعدك هذا الروتين على إعادة الشحن والاسترخاء من العمل.
